第三节 会计账簿的格式和登记方法
一、日记账的格式和登记方法
日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记的账簿。
普通日记账是两栏式日记账，是序时地逐笔登记各项经济业务的账簿，它核算和监督全部经济业务的发生和完成情况，其格式如表5-2所示。
表5-2 普通日记账
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200×年
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凭证
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会计科目
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摘要
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借方金额
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贷方金额
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过账
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||
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月
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日
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字
|
号
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|||||
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5
|
1
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转
|
1
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材料采购
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购入材料
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20 000
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|
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|
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应交税费
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增值税
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3 400
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应付账款
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××公司
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23 400
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常见的特种日记账有现金日记账、银行存款日记账和转账日记账。
（一）现金日记账的格式和登记方法
1.现金日记账的格式。现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，其格式有三栏式和多栏式两种。无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。
三栏式现金日记账的格式如表5-3所示。
表5—3 现金日记账（三栏式）
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年
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凭证
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摘要
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对方科目
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收入
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支出
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结余
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||
多栏式现金日记账的格式如表5-4所示。
表5—4 现金日记账（多栏式）
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年
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凭证字号
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摘要
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收入
|
支出
|
|
|||||||
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月
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日
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应贷科目
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合计
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应借科目
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合计
|
结余
|
||||||
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银行存款
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主营业务收入
|
……
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其他应收款
|
管理费用
|
……
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|||||||
2.现金日记账的登记方法。
登记人员：出纳人员
依据：现金收付有关的记账凭证（现金收款凭证和有关的银行存款付款凭证、现金付款凭证）
方法：按时间顺序逐日逐笔进行登记，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。
公式：“上日余额+本日收入-本日支出=本日余额”
三栏式现金日记账的具体登记方法如下：
（1）日期栏。
（2）凭证栏。
（3）摘要栏。
（4）对方科目栏。
（5）收入、支出栏。
每日终了，应分别计算现金收入和付出的合计数，结出余额，同时将余额与出纳员的库存现金核对，即通常说的“日清”。如账款不符应查明原因，并记录备案。月终同样要计算现金收、付和结存的合计数，通常称为“月结”。
在实际工作中，如果要设多栏式现金日记账，一般常把现金收入业务和支出业务分设“现金收入日记账”和“现金支出日记账”两本账。
“现金支出日记账”的格式分别如表5-5、表5-6所示。
表5-5 现金收入日记账
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200×年
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收款凭证
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摘 要
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贷方科目
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收入合计
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支出合计
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余额
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||||
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月
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日
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字
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号
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银行存款
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其他应收款
|
营业外收入
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||||
|
7
|
1
|
|
|
月初余额
|
|
|
|
|
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1 500
|
|
|
2
|
银付
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1
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从银行提现
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800
|
|
|
800
|
|
|
|
|
2
|
|
|
转记
|
|
|
|
|
500
|
1 800
|
|
|
5
|
|
|
转记
|
|
|
|
|
100
|
1 700
|
|
|
6
|
现收
|
5
|
出售废旧物资
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|
|
|
80
|
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1 780
|
|
|
6
|
现收
|
6
|
差旅费余额交回
|
|
50
|
|
50
|
|
1 830
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表5-6 现金支出日记账
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200×年
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付款凭证
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摘 要
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结算凭证
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借方科目
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|||||
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月
|
日
|
字
|
号
|
种类
|
号数
|
其他应付款
|
管理费用
|
支出合计
|
|
|
7
|
2
|
现付
|
2
|
预支差旅费
|
|
|
500
|
|
500
|
|
|
5
|
现付
|
2
|
购买办公用品
|
|
|
|
1OO
|
600
|
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（二）银行存款日记账的格式和登记方法
银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。
登记人员：出纳人员
依据：银行存款收付业务有关的记账凭证（银行存款收款凭证和有关的现金付款凭证、银行存款付款凭证）
方法：按时间先后顺序逐日逐笔进行登记，每日结出存款余额。
1.银行存款日记账的格式。
既可以采用三栏式，也可以采用多栏式。多栏式也可以分设“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。
银行存款日记账的具体格式如表5-7所示。
表5—7 银行存款日记账（三栏式）
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年
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凭证
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月
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日
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字
|
号
|
对方科目
|
摘要
|
收入
|
支出
|
余额
|
2.银行存款日记账的登记方法。
银行存款日记账的登记方法也与现金日记账的登记方法基本相同。
每日终了，应分别计算银行存款的收入和支出的合计数，结算出余额，做到日清；月终应计算出银行存款全月收入、支出的合计数，做到月结。
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二、总分类账的格式和登记方法
（一）总分类账的格式
总分类账简称总账，它是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。
总分类账最常用的格式为三栏式。
表5—8 总分类账（三栏式）
账户名称：
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年
|
凭证字号
|
摘 要
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借方金额
|
贷方金额
|
借或贷
|
余额
|
|
|
月
|
日
|
||||||
（二）总分类账的登记分法
依据：总分类账可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。
三、明细分类账的格式和登记方法
（一）明细分类账的格式
其格式有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式（或称平行式）等多种。
1.三栏式明细分类账。
三栏式明细账适用于只进行金额核算的账户，如应收账款、应付账款、应交税费等账户。三栏式明细分类账的格式如表5-9所示。
表5—9 应付账款明细分类账
会计科目：应付账款
明细科目：A公司
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200X年
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凭证
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摘要
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借方
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贷方
|
借或贷
|
余额
|
||
|
月
|
日
|
字
|
号
|
|||||
|
1
|
1
|
|
|
期初余额
|
|
|
贷
|
10 000
|
|
|
10
|
银付
|
5
|
偿还前期货款
|
10 000
|
|
平
|
θ
|
|
|
15
|
转
|
9
|
购买材料
|
|
8 000
|
贷
|
8 000
|
2.多栏式明细分类账。
多栏式明细分类账适用于成本费用类科目的明细核算。
多栏式明细账的格式如表5-10、表5-11所示。
表5-10 管理费用明细分类账
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年
|
凭
|
|
借方
|
||||||||
|
月
|
日
|
凭证字号
|
摘要
|
工资及福利费
|
办公 费
|
差旅 费
|
折旧 费
|
修理费
|
工会经费
|
……
|
合计
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表5-11 管理费用明细分类账
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年
|
凭证字号
|
摘要
|
借方
|
贷方
|
余额
|
||||||||
|
月
|
日
|
工资及福利费
|
办公费
|
差旅费
|
折旧费
|
修理费
|
工会经费
|
……
|
合计
|
||||
3.数量金额式明细分类账。
该明细账适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户，其格式如表5-12所示。
4.横线登记式明细分类账。
横线登记式明细分类账是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。
#p#副标题#e#
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（二）明细分类账的登记方法
依据：一是根据原始凭证登记明细账；二是根据汇总原始凭证登记明细分类账；三是根据记账凭证登记明细分类账。
方法：逐日逐笔或定期汇总登记。
固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。
（三）总分类账户和明细分类账户的平行登记
总分类账户本期借方（贷方）发生额=所属明细分类账户的本期借方（贷方）发生额之和
总分类账户本期借方（贷方）余额=所属明细分类账户的本期借方（贷方）余额之和
【例5-1】九华公司20×9年12月份“原材料”和“应付账款”账户及所属明细分类账户的期初余额如下：
1.“原材料”总账余额30 000元
其中：甲材料数量5 000千克，单价4元，计20 000元，
乙材料数量2 000千克，单价5元，计10 000元。
2.“应付账款”总账余额50 000元
其中：兴隆公司 30 000元，
昌和公司 20 000元。
九华公司12月份发生下列经济业务：
1.以银行存款20 000元归还前欠兴隆公司货款10 000元，归还昌和公司货款10 000元。
2.兴隆公司购买甲材料2 000千克，单价4元，计8 000元，材料已验收入库，货款尚未支付。
3.从昌和公司购买甲材料4 000千克，单价4元，计16 000元，同时购买乙材料6 000千克，单价5元，计30 000元，货款尚未支付。
4.生产产品领用一批材料，其领用数量如下：
甲材料8 000千克，单价4元，计32 000元。
乙材料5 000千克，单价5元，计25 000元。
5.以存款30 000元分别支付给兴隆公司、昌和公司货款各15 000元。
平行登记的步骤如下：
第一步，将上述经济业务编制会计分录；
第二步，进行平行登记：
1.“原材料”总分类账户与明细分类账户的平行登记
2.“应付账款”总分类账户与明细分类账户的平行登记
第三步：根据平行登记的结果，编制“原材料”和“应付账款”本期发生额及余额对照表。
