如何做好合同台账管理

现代企业的经济活动都是通过合同来反映的，因此，每个企业都会面对很多不同类型的合同。如此多的合同，就要求合同管理者要做好合同台账管理。好方法才能出好效率，做出好台账，为了帮助大家管理好合同，提高工作效率，小编整理了如下方法。

一、了解台账要求，认真对待

台账在现代企业经营管理中的作用越来越大，是企业实现规范化和精细化管理的一项必备工具。

举例：研发费用

企业台账管理的要求：

1.专人负责、专人管理

2.确定台账登记的类型

3.及时登记

4.审核和定期检查

5.规范填写

6.台账形式标准化

二、先确定目的，再着手准备

任何台账的建立首先都要明确建立的目的，为台账建立以及栏目设置指明方向，不同的台账其目的是不同的。

台账的建立目的：

A、业务台账：

1.便于企业管理以及使用人查阅资料；

2.为制定报表提供依据；

3.便于各级主管部门了解公司的实际经营状况。

B、固定资产台账：

1.便于企业进行固定资产管理、生产计划管理和设备修理管理；

2.合理配置并有效使用固定资产提供分析依据；

3.为企业进行资产建账和统计分析的重要依据。

C、销售台账：

1.确保产品销售的可塑性，发现问题可及时与客户进行沟通；

2.能够及时反映企业全面的销售结构和基本往来情况等。

D、安全台账：

1.可以再现企业安全生产工作的开展情况，便于相关部门检查企业安全管理情况；

2.是企业积累安全生产工作经验的需要；

3.是企业规范管理的需要。

E、资金台账：

1.真实完整地反映与某公司在一定时期内的经济往来；

2.为及时、准确编制资金计划，有效地安排资金使用提供依据；

3.为企业整体资金的运转提供真实资料；

4.切实解决企业各项资产不清、产权不明、管理混乱、处置不当等问题。

F、库存台账：

1.为核算、监督库存产品提供依据；

2.实现与物流运输的对账工作，为现场盘点提供对照数据；

3.随时了解各项资产、产品等库存情况，便于管理，调拨等。

G、合同台账：

1.通过合同管理，使决策者了解本企业的生产、销售情况，便于检查工作进度，满足企业经营、管理活动的基本需要；

2.提高企业合同的履约率；

3.可以及时掌握经营、管理执行情况，对企业实行动态管理具有重要意义；

4.有利于合同资料系统化、条理化管理，积累历史资料。

H、人事台账：

1.了解企业员工基本情况以及人事变动情况；

2.为企业选人、用人、留人提供依据；

3.考证职工身份、资历；

4.预防发生劳动纠纷；

5.记载员工工作业绩，确定员工工资待遇等。

确定台账目的小贴士

企业各部门各岗位应按要求建立相关台账，不同的台账应明确其建账的目的和意义，以真正便于管理相关事务，能够起到追本溯源的作用。

台账建立的目的应根据实际工作确定，管理者应做好监督和指导。

三、明确台账内容，掌握具体要素

明确台账内容很重要，需要设置什么内容，如何设置都会影响到台账的使用效果。

举例：合同台账

一个企业建立和使用台账的目的，就是想把大量发生的行为、大量的资料用一个表或一张纸的形式记录和反映出来，让使用者快速、有效地阅读，以便于提高掌控能力，提高经济效率。

明确台账内容的小贴士

明确台账内容是企业进行台账管理的基础工作，须事前调研，掌握具体要素，确保台账内容充实明了。

四、理清具体程序，按步骤进行

建立台账的主要步骤：

确定人员及部门责任，制定管理制度。

前期准备，包括整理、汇总台账资料，如原始凭证、单据、日志、报表等，进行盘点，将台账所属对象进行分类编号等。

分析和完善各相关工作管理流程，理清具体程序，如生产作业管理流程、仓库库存管理流程、质量检验管理流程等，为建立台账打下基础。

根据管理流程在各环节建立有关台账记录、收集汇总相关单据、日志、计划等，将各类台账统计汇总，形成完整的台账体系。

台账建立小贴士

企业的经营运作就是一个完整的系统，比如，销售流程、采购流程、制造流程等，在建立台账时也应形成一个有机的整体，明确每一个流程的具体程序，按步骤进行。

五、科学分类和编号，方便检索

台账分类编号的方法：

一般来说，企业台账分类编号应遵循台账形成的自然规律，保持各类台账之间的联系，便于保管和利用。分类时可以根据企业实际情况选择分类方法，如：按照部门分类、按照用途分类等。

台账分类管理小贴士

分类和编号是企业进行台账管理的基础，做到科学分类和编号，可以一目了然地掌握和了解企业各项台账的基本内容，便于集中统一管理。